Helsingin Suunnistajat ry jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 2.12.2024

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin Suunnistajat ry
PL 43
00641 Helsinki

2. Rekisteriasioiden yhteystiedot

Ilkka Nurminen
ilkka.nurminen@helsinginsuunnistajat.fi
050 5389505

3. Rekisterin nimi

Helsingin Suunnistajat jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, peruste ja tietojen säilytysaika

Henkilötietoja tarvitaan seuraavien palvelujen toteuttamiseen: jäsenhallinta, laskujen ja maksujen hallinta, ilmoittautumisten hallinta, tiedotteiden hallinta, käyttöoikeuksien hallinta, läsnäoloseuranta, käyttäjätunnistus ja toiminnan tilastointi.

Jäsentietojen käsittelyn peruste on yhdistyslaissa säädetty velvoite. Seuran jäsenten, huoltajien ja toimihenkilöiden lisätietojen käsittelyn peruste on seuran oikeutettu etu.

Erityisiä henkilötietoja kerätään osalta jäseniä seuraavasti: Henkilötunnus talletetaan uusilta alle 14-vuotiailta jäseniltä noin yhden kuukauden ajaksi, jotta seura voi hankkia jäsenelle SSL:n lisenssin. Henkilötunnuksen antaminen on vapaaehtoista; jos et halua lisenssiä, tietoa ei tarvitse antaa. Ruokavaliotiedot jäsen saa tallentaa halutessaan jäsenrekisteriin. Tietoa käytetään seuran tapahtumien mahdollista ruokahuoltoa suunniteltaessa. Jäsen voi poistaa ruokavaliotietonsa järjestelmästä milloin haluaa.

Tietoja ensimmäistä kertaa tallennettaessa uudelta jäseneltä kysytään suostuuko hän tietojensa tallentamiseen. Tämän jälkeen tallennettavat tiedot jäsen tekee itse tunnistautumalla järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksilla.

Tietoja säilytetään jäsenrekisterissä seuran jäsenyyden päättymiseen saakka. Tiedot poistetaan rekisteristä seuratapahtumien tilastoinnin jälkeen jäsenyyden päättymistä seuraavan kalenterivuoden tammikuussa.

5. Tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Seuran jäsenet
- Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Jäsenyyteen liittyvät tiedot kuten jäsennumero, jäsenyyden alkupäivä sekä jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
- Valokuva
- Tiedot osallistumisesta seuran tapahtumiin
- Muut jäsenen itsensä luovuttamat henkilötiedot: mm syntymäaika, sukupuoli, emit-kortin numero, suunnistuslisenssin numero, ruokavalio sekä alle 14-vuotiainen henkilötunnus

Alaikäiset jäsenet (edellisten lisäksi)
- Huoltajan suostumukset mm tietojen julkaisemiseen liittyen
- Huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

6. Tietolähteet

Henkilötiedot saadaan jäseneltä itseltään tai hänen huoltajaltaan esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa seuralle.

7. Tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Alle 14-vuotiaan tietoina luovutetaan Suomen Olympiakomitean omistamaan Suomi-Sport järjestelmään nimi, henkilötunnus, sukupuoli ja osoitetiedot, kun jäsenelle hankitaan ensimmäistä kertaa Suomen Suunnistusliiton lisenssi.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

8. Tietojen suojaus

Jäsenpalvelun verkkopalvelun toteuttaa Taikala Oy. myClub-palvelun (www.myclub.fi) rekisterin tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

Rekisteröidyllä henkilöllä on pääsy järjestelmään tallennettuihin omiin tietoihinsa. Lisäksi järjestelmässä on määritelty käyttöoikeuksia rajaten käyttöoikeus kattamaan organisaatio-osia ja ominaisuuksia, jotka kuuluvat toimihenkilön asialliseen toimen piiriin. Lisäksi ennalta määritellyillä rekisterinpitäjän työntekijöillä on pääsy järjestelmään palvelun ylläpito- ja tukitoimia varten (myClub-palveluntarjoaja).

Kaikki tulostettu henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteriin tallennettu henkilö voi tarkistaa ja muokata tietojaan verkkopalvelussa sekä rajoittaa niiden näkyvyyttä muille seuran jäsenille.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.